L’art d’organiser avec succès des sessions de questions-réponses lors de conférences

Publié le : 12 novembre 202011 mins de lecture
De nombreuses sessions de questions / réponses sont comme des prévisions météorologiques: vous savez à peu près à quoi vous attendre mais vous ne savez pas ce que vous obtiendrez le jour même.

Mais si elle est bien planifiée, la session de questions / réponses peut devenir le point culminant pour tous les participants.

Pour offrir une session de questions-réponses mémorable qui ajoute de la valeur à vos participants, certains éléments doivent être traités avec attention.

Ici à Slido, les sessions de questions / réponses sont l’une des principales raisons de notre existence. Nous avons contribué à favoriser l’interaction lors de plus de 100 000 événements et nous en avons beaucoup appris.

Ci-dessous, nous partageons 8 conseils que nous avons rassemblés pour organiser de meilleures sessions de questions-réponses. Nous espérons que vous les trouverez utiles.

Avant l’événement

Briefez votre modérateur et votre facilitateur

Informer votre modérateur et animateur est essentiel pour stimuler l’interaction lors de votre session de questions-réponses.

Vous pouvez considérer votre modérateur comme la voix du public, qui anime et dirige la conversation entre les présentateurs et les participants.

Nous avons découvert que seulement 19% des professionnels de l’événementiel impliquent des modérateurs dans la phase de pré-planification.

Il est utile d’impliquer votre modérateur dès la phase de pré-planification afin qu’il ou elle puisse vous aider à influencer le format et le flux.

Pour nous aider à comprendre ce que les modérateurs attendent d’un briefing utile, nous avons demandé à quelques experts et voici les points clés qu’ils ont partagés avec nous:

• Calendrier :  spécifiez la durée des questions et réponses et expliquez le temps qu’il restera pour les questions du public.

• Structure et ordre du jour : au cas où ils modéreraient l’ensemble de l’événement, donnez-leur un ordre du jour détaillé et clarifiez le nombre de sessions de questions-réponses et de tables rondes que vous tiendrez.

• Technologie événementielle : expliquez comment vous collecterez les questions du public. Si vous utilisez un outil de questions-réponses en direct , informez le modérateur de son fonctionnement et demandez-lui de vous présenter l’outil dès le début.

Astuce supplémentaire : cela vous aidera si vous pouvez montrer ou faire une démonstration de l’outil en action.

Synchronisez avec vos enceintes

Tout comme pour informer votre modérateur, il est essentiel de se synchroniser avec vos intervenants avant le début de l’événement.

Si le modérateur est le pilote des questions-réponses, les orateurs sont comme les roues qui feront avancer la discussion.

Assurez-vous que les orateurs connaissent la durée de leur créneau horaire et comment vous prévoyez d’organiser la session de questions-réponses.

Si vous utilisez la technologie événementielle, informez-les à l’avance de son fonctionnement. Vous pouvez dédier un petit paragraphe dans votre e-mail d’instructions, leur envoyer une vidéo ou même les faire participer à un webinaire.

Astuce E xtra : Une fois sur place, vous pouvez partager quelques questions pré-préparées avec eux et lancer une simulation de questions-réponses avant le début de l’événement. Nous avons vu cette pratique lors de nombreux événements auxquels nous avons assisté.

Par exemple, au Marketing Festival en République tchèque, le modérateur a montré aux orateurs où les sessions de questions-réponses auraient lieu et a organisé une session simulée avec eux avant le début de l’événement. Cela a aidé les orateurs à se sentir plus à l’aise et confiants pendant la vraie discussion.

Prévoyez suffisamment de temps pour les questions et réponses

Il ne suffit pas de consacrer 5 minutes aux questions et réponses. Pour rendre les questions-réponses utiles, assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour que la discussion évolue.

Le ratio dépendra du format de votre événement, du type de session, de la taille de l’audience et du nombre d’orateurs. Pour les keynotes d’une heure, WOBI consacre environ 15 minutes et SXSW environ 10 minutes aux questions et réponses.

En règle générale, consacrez au moins un quart du créneau aux questions et réponses.

Parfois, l’ordre du jour chargé ne permet pas un créneau de questions-réponses après chaque orateur. Pour résoudre ce problème, les organisateurs de SLUSH et de StartUp Grind ont créé une étape de questions-réponses distincte .

Lors de StartUp Grind, les orateurs ont répondu aux questions du public recueillies via Slido lors de sessions interactives de 30 minutes «Ask Me Anything».

Astuce supplémentaire : pour apporter plus de diversité et d’interaction dans votre agenda, envisagez d’ajuster le format et de passer uniquement à des sessions basées sur des questions et réponses telles que «Demandez-moi n’importe quoi» ou des chats au coin du feu .

Préparez quelques questions à l’avance

Les organisateurs d’événements savent que la préparation est la clé du succès. Pour relancer la discussion et éviter les silences gênants, préparez quelques questions à l’avance.

Si vous utilisez une plateforme de questions-réponses, soumettez quelques questions une fois la session commencée. Cela incitera les participants à suivre l’exemple et à soumettre leurs propres questions, ou s’ils n’ont pas de questions, à voter pour celles qu’ils souhaitent voir abordées.

Le Festival of Marketing de l’année dernière à Londres l’a très bien fait.

Les organisateurs ont posé 2 à 3 questions pour chacune des quelque 150 sessions qu’ils ont organisées et les ont soumises via Slido au début des sessions. Cela a incité les participants à interagir avec les questions en votant pour celles qu’ils aimaient et à commencer à soumettre leurs propres questions.

Donnez des instructions claires à l’équipe AV

Pour votre équipe audiovisuelle, les sessions de questions / réponses (alimentées par la technologie) sont un autre élément auquel elles doivent se préparer. Et vous avez besoin de leur adhésion.

Une fois que tout est planifié, passez en revue le Run of Show avec votre équipe audiovisuelle et marquez les sessions avec les questions et réponses.

Donnez à l’équipe audiovisuelle des instructions claires sur le moment d’afficher les questions sur les écrans. Si vous avez plusieurs écrans de scène, décidez lesquels seront utilisés pour montrer les questions du public.

L’écran principal, les écrans latéraux, le moniteur de confiance ou une combinaison?

La configuration idéale est d’afficher les questions du public sur les moniteurs de scène afin qu’il puisse les voir et suivre facilement la discussion. Pour les orateurs, vous pouvez afficher les questions sur le moniteur de confiance afin qu’ils n’aient pas besoin de tourner la tête.

Quant aux modérateurs, ils peuvent soit les lire à partir des moniteurs de confiance, soit les équiper d’une tablette où ils pourront voir les questions les plus votées.

Pendant l’événement

Présentez la plateforme de questions-réponses dès le début

Pour inciter les gens à utiliser une plateforme de questions-réponses, demandez à votre modérateur de la présenter dès le début et invitez les gens à poser leurs questions.

Conseil supplémentaire : lancez un sondage d’échauffement dans le cadre de l’introduction  pour amener les gens à ouvrir l’outil et à se familiariser avec lui.

La première session avec l’outil est critique. Si vous y parvenez, les gens apprendront comment cela fonctionne et continueront d’envoyer des questions dans les sessions à venir.

Plus tard, c’est une excellente pratique de rappeler aux gens de soumettre des questions avant chaque session qui comprend l’utilisation d’une plate-forme de questions-réponses. S’il y a des présentations pour lesquelles vous ne prévoyez pas d’utiliser un outil de questions-réponses, annoncez-le au début de ces sessions pour éviter toute frustration.

Répondre aux questions du public

Une fois que vous avez recueilli quelques questions, ne les ignorez pas. Au lieu de cela, branchez-les dans la conversation pour faire entendre vos participants.

Cela nous ramène au briefing du modérateur. Un modérateur bien formé se souviendra de garder un œil sur les questions entrantes via la plateforme de questions-réponses et de les inclure au bon moment pendant la discussion.

Lorsque vous répondez aux questions du public, gardez un bon équilibre entre répondre aux questions soumises via une plate-forme de questions-réponses et donner aux personnes présentes dans la salle la possibilité de commenter ou de poser une question de suivi.

Gardez un œil sur l’heure

Les modérateurs expérimentés gardent un œil sur le temps et respectent le plus possible l’ordre du jour.

Mais si vous manquez de temps, invitez le public à voter pour ses questions préférées soumises via la plateforme de questions-réponses. Ensuite, vous pouvez répondre aux questions les plus votées pour vous assurer que le processus est aussi démocratique que possible.

S’il n’y a pas du tout de temps pour les questions, assurez-vous au moins de commenter les questions déjà soumises afin que les gens ne se sentent pas découragés de soumettre des questions la prochaine fois.

Conseil supplémentaire : vous pouvez inviter les orateurs à répondre aux questions en suspens après l’événement et partager les réponses avec les participants.

Emballer

Les meilleures sessions de questions-réponses donnent aux participants une voix, créent un espace d’interaction et améliorent leur expérience d’apprentissage. Fixez les questions et réponses lors de votre événement et transformez-le en une meilleure expérience avec ces 8 conseils. La mise en œuvre de ces étapes vous aidera à maximiser le potentiel de votre session de questions-réponses et à ajouter de la valeur à tous les participants.