Publié le : 21 septembre 20185 mins de lecture
Vous prévoyez un événement professionnel dans quelques mois ou quelques semaines ? Le choix du lieu est crucial pour le confort de vos invités, de même que pour votre image de marque. C’est pourquoi louer une salle de conférence auprès d’un prestataire à l’écoute de vos besoins peut changer la donne.
Un lieu spécial pour un événement spécial
Certains événements peuvent avoir lieu au sein même de l’entreprise, comme c’est le cas pour certains pots de départ, réunions ou encore pour certaines formations. Cependant, d’autres exigent, ou méritent, un lieu spécifique pour leur tenue. La location d’une salle de conférence s’impose alors. Cet espace plus formel et parfois plus symbolique, est aussi un terrain neutre pour chaque parti impliqué. Se retrouver dans un tel lieu est donc à la fois rassurant et plaisant pour les collaborateurs. De plus, une salle de conférence est également idéale pour y organiser une célébration professionnelle. Une grande salle somptueuse conviendra aux ambiances festives, tandis qu’une salle de plus petite taille avec un mobilier chaleureux créera une atmosphère intime propice aux négociations et aux partenariats. Ces lieux dédiés sont, en principe, déjà fournis en matériel pour le confort de l’organisateur mais aussi pour celui des invités. L’établissement hôte peut aussi disposer de professionnels de l’animation pour le bon déroulement de l’événement. Par ailleurs, il détient d’ores et déjà les licences et autorisations nécessaires auprès de la mairie.
Le lieu adapté pour son événement professionnel
Louer une salle de conférence relève d’une grande simplicité et facilite largement la vie de l’organisateur. Cependant, ce dernier doit, en amont, procéder au choix de la salle de conférence la mieux adaptée au jour J. Pour ce faire, quelques critères essentiels sont à prendre en compte, à commencer par la taille de la salle. Celle-ci varie en effet en fonction du nombre d’invités prévus et du type d’événement. D’ailleurs, il peut être utile d’envisager un jardin ou une terrasse surtout s’il y a de nombreux fumeurs parmi le public. La localisation est un autre élément extrêmement important. De préférence, la salle de réunion choisie devrait se situer proche des transports en commun et/ou d’un parking. Sa proximité avec des hôtels et le lieu d’exposition est également pratique si l’événement se déroule en parallèle d’un salon professionnel. Enfin, il faut faire attention aux options disponibles. L’événement exige-t-il un un pupitre, un micro, un vidéoprojecteur, un tableau blanc, une multiprise, des appareils audio et une connexion wifi ? Un bar ou un service traiteur doivent-ils être inclus ?
La location d’une salle de conférence
La location d’une salle de conférence est aujourd’hui facilitée dans le but d’alléger les entreprises, le processus d’organisation d’un événement étant déjà prenant. Suite à un simple coup de fil, il est possible de tout finaliser en quelques minutes. La réservation peut également se faire en quelques clics sur internet après avoir consulté des devis en ligne. Très souvent, un conseiller reste disponible pour suggérer les salles les plus appropriées à chaque événement. Il a aussi pour rôle de présenter l’ensemble des services associés à la location afin que celle-ci satisfasse pleinement les clients. Il peut, par exemple s’assurer que des stylos, des flyers et des bouteilles soient distribuées quelques minutes avant l’arrivée des invités. Il peut arranger les tarifs et les options afin d’offrir une expérience personnalisée. Au moment de la commande, il est généralement demandé au client d’indiquer la configuration de salle qu’il préfère. Il devra alors choisir entre une disposition des tables et des chaises en U, en école, en théâtre, en conférence, en banquet ou encore en cocktail.
