Publié le : 11 janvier 20215 mins de lecture
La réflexion comme un préalable au choix. Quel que soit le type d’événement que vous envisagez organiser, la recherche du lieu est une phase qui prend plus du temps pendant l’organisation. Il est donc impératif de faire correspondre le lieu à l’événement afin qu’il soit inoubliable. La réussite de l’évènement est bien le premier enjeu. Organiser votre réunion, votre congrès, votre mariage, votre nomination, la présentation de vos produits, votre événement professionnel dans un lieu adéquat exige un minimum de réflexion. Plusieurs critères sont à prendre en considération à savoir le nombre de participants, la date, la durée, les objectifs de l’évènement, le budget prévu. Ces critères sont assez déterminants dans le choix du lieu. Une réflexion assez mûrie sur le contenu de l’évènement, les objectifs, la qualité des participants sont de rigueur afin d’anticiper sur tous les détails pour un événement parfait. Les réflexions tournent aussi autour des valeurs de votre entreprise. Il faut savoir sur quelles valeurs vous souhaitez mettre l’accent à travers cet événement. S’agit-il d’une pleine croissance, d’une parfaite stabilité, d’un lancement de nouveaux produits et offres ou d’une levée de fonds? Ces questions doivent être posées en amont afin d’assurer un engagement de l’image de l’événement. Généralement, les discussions avec les sites d’évènementiels s’organisent autour de ces points et bien d’autres. Pour vous aider à choisir un centre de conférences, rendez vous sur https://www.stcc.ch/fr. En effet, le centre de convention à Lausanne, est l’un des meilleurs centres de congrès en Europe de part sa modernité.
Les principaux critères pour choisir le lieu de votre évènement
Les principaux critères de choix sont la capacité d’accueil, le budget et la durée de l’évènement. Le budget détermine en effet le champ des possibilités pour ce qui est de l’originalité ainsi que des caractères insolites de l’endroit que vous envisagez louer. Lorsque votre budget consacré à l’événement est consistant vous bénéficiez d’un espace en location plus grand. Cette capacité d’accueil du lieu doit impérativement être pris en compte dès le début afin qu’il ne soit pas trop exigu. Vous devez donc faire toutes vos recherches des mois à l’avance pour trouver un lieu rationnel même si votre budget est un peu restreint. Pensez à réserver surtout le lieu depuis plusieurs jours afin de ne pas être surpris désagréablement. Le nombre d’invités doit souvent correspondre à la taille du lieu réservé pour l’évènement. Il ne sert absolument à rien d’avoir un lieu très vaste avec moins d’invités. Cela va sans doute peindre en noire l’image de marque de votre évènement.
Pour plus d'informations : Comment dénicher une salle spacieuse pour organiser un séminaire à Paris ?
Les critères secondaires pour choisir le lieu de son événement
Il s’agit de l’accès, de l’hébergement et de la disponibilité des matériels et logistiques sur place. Le lieu de votre événement doit offrir des possibilités d’accès, de stationnement et d’hébergement. En effet, si vos invités viennent de très loin, ils doivent avoir un accès direct à l’hôtel et à la gare. Il est conseillé de choisir un lieu qui a assez d’espace pour assurer le stationnement. Faute de quoi, le lieu doit offrir des solutions alternatives. Les hôtels et les gîtes de proximité doivent être ciblés lorsque l’événement est prévu pour plusieurs jours. Pour ce qui est de la logistique, l’ensemble du matériel dont les vidéo-projecteurs, les micros, les régies lumières, les paperboards doivent être vérifié dans la salle louée. Les heures de montage et de démontage sont importantes pour réussir votre événement. Certaines activités peuvent poser assez de problèmes logistiques. La coordination et la supervision sur place apportent une touche particulière à l’événement. Compte tenu de la taille de l’événement, des personnes peuvent être associés comme superviseur ou coordinateur pour mieux gérer les imprévus.
