Publié le : 16 novembre 20189 mins de lecture
Organiser un évènement d’entreprise peut s’avérer difficile à premier abord. Cependant, il vous suffit de vous y prendre correctement et de procéder par étape. Le plus important est de fixer une date, de déterminer le type de fête et de trouver l’endroit où il se déroulera. Vous avez d’ailleurs le choix entre une multitude de centres de séminaires et d’hôtels pour séminaire en région parisienne. De nombreux critères entrent en considération pour être certains que tel ou tel cadre convient le mieux. Commencez par répartir les différentes étapes en tâches réalisables, afin de faciliter la planification. De cette manière, vous restez concentré sur ce que vous entreprenez sans vous éparpiller en pensant à tous les détails simultanément. Vous avez la certitude de mener à bien votre mission et d’organiser un évènement grandiose.
Commencer l’organisation le plus tôt possible
Organiser un évènement d’entreprise implique beaucoup de choses à faire. Il faut aussi savoir que certaines décisions doivent être validées par plusieurs personnes. En vous y prenant assez tôt, vous évitez de vous précipiter et d’avoir le temps nécessaire pour que tout soit parfait. Pensez également à revoir les commentaires et les avis des participants sur les fêtes des années précédentes. Ces informations vous évitent de refaire les mêmes erreurs et vous aident à trouver de bonnes idées. Prenez toujours le temps de les noter dans votre agenda ou sur un fichier électronique. Le plus important est que vous puissiez vous y référer à tout moment afin d’identifier ce qui est déjà fait, ce qui est en cours et ce qui reste à faire. Vous gagnerez considérablement du temps en y incluant des délais d’exécution. Cela vous permet d’organiser les réunions sur l’avancement des préparations. Marquez également le niveau d’urgence des tâches pour que vous puissiez en définir celles qui sont prioritaires. Dans le cas où votre entreprise n’a pas encore d’équipe dédiée à l’organisation de vos évènements, il est peut-être temps de la créer. Évaluez le profil des membres du personnel et identifiez les compétences de chacun. Entouré des personnes qualifiées, il vous devient plus facile de définir le budget à allouer, de choisir le type d’évènement, de créer les invitations et de les distribuer. Vous devez également choisir le local approprié, comme un séminaire au vert. Cet évènement constitue généralement une occasion de faire un break avec le train-train quotidien. Le personnel en profite pour se défouler et déstresser. Vous devez donc choisir un cadre leur permettant de vivre une expérience inouïe dans la nature.
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Réserver un centre de séminaire Paris
Quand vous avez trouvé l’idée lumineuse pour le réveillon ou la remise des médailles, il est important d’établir le budget dont vous aurez besoin. Vous devez y inclure la location du centre de séminaire résidentiel. Sachez que vous devez aussi tenir compte des autres postes de dépenses comme le buffet et les boissons que vous allez servir dans le centre du séminaire professionnel. Vous devez aussi penser aux éléments de décoration dont vous avez besoin : nappe, ballon, boules suspendues, guirlandes… Tout dépend essentiellement du thème que vous avez choisi. Votre demande de budget doit être aussi détaillée et aussi précise que possible. Cela vous aide à mieux convaincre les grands patrons et le service comptable. Néanmoins, il doit s’aligner aux attentes de vos collègues afin que tout le monde puisse vraiment s’amuser. Une fois que l’équipe décisionnaire à valider la date, vous avez l’obligation de réserver un hôtel séminaire à Paris comme le centre Port Royal. Il faut savoir que beaucoup de sociétés envisagent également d’organiser leur propre évènement. Il est donc très important de vous y prendre au moins deux mois avant la date de votre fête. Vous devez aussi avoir des solutions de rechange au cas où l’hôtel de séminaire Paris est déjà pris. Pour cela, assurez-vous que le séminaire nature corresponde à toutes vos exigences et entre dans votre budget. Plusieurs paramètres doivent être pris en compte lorsque vous faites une visite des lieux potentiels. Il faut toujours connaître la capacité de la salle par rapport à votre nombre d’invités. Y aura-t-il suffisamment de place pour que chacun puisse se sentir à l’aise. Tenez également compte de son emplacement par rapport à celui de votre entreprise. Est-ce qu’il est facilement accessible en voiture ou en taxi ? Quelles sont les lignes de transports en commun qui se trouvent à proximité ? En fonction des contextes et des circonstances, vous devez peut-être penser à louer des bus. Cette option est surtout conseillée au cas où vos évènements se déroulent durant la nuit. Justement, vous devez vous renseigner sur les différents forfaits proposés par le centre de séminaire. Vos visites vous permettent en outre de déterminer les équipements et les installations déjà disponibles sur place. Cette étape vous aide à identifier tous les matériels et les accessoires dont vous pouvez avoir besoin pour le bon déroulement de votre évènement.
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Décorer le centre de séminaire
Pour que votre évènement soit couronné de succès, il est toujours très important de choisir un thème. Cela vous permet d’avoir un fil rouge concernant l’organisation de votre évènement. Faites un sondage auprès de vos collègues et faites un tri des idées qui reviennent le plus. Vous pouvez ensuite organiser un vote entre deux ou trois thèmes si vous avez du mal à arrêter votre choix. En impliquant le personnel, vous saurez exactement ce que chacun attend de cet évènement. Vérifiez également que votre thème est original et qu’il n’a pas encore été utilisé pour les évènements précédents. Il vous est alors plus facile de choisir la couleur et les motifs sur vos cartons d’invitation. Vous pouvez également opter plus rapidement pour tels ou tels types de musiques. De cette manière, la liste des orchestres ou des DJ à contacter s’en trouve considérablement réduite. Vous aurez plus de temps pour peaufiner les derniers détails afin que le résultat corresponde à ce que vous avez imaginé. En ce qui concerne la décoration, le plus important est de vous focaliser sur les points qui captent le regard. Misez ainsi sur la décoration de la table, du bar ou du hall d’entrée du centre de séminaire incentive. Pensez également au déroulement de la soirée ou de l’évènement en choisissant des divertissements en rapport avec votre thème. Il existe une centaine d’options avec les spectacles, les chasses au trésor et bien d’autres encore. Vous pouvez aussi vous inspirer de la configuration de la salle de séminaire aux Yvelines. En termes de timing, planifiez les orateurs et leurs discours. Le même principe s’applique à la remise des récompenses.
Choisir le menu et les boissons
D’une manière générale, les centres de séminaire en région parisienne collaborent avec de nombreux traiteurs. Vous pouvez vous informer sur leurs spécialités et comparer les différentes formules. Cela vous aide à faire le choix entre la restauration sur place ou le service d’un traiteur externe. Vous devez aussi déterminer si vos invités vont s’attabler ou s’il est préférable d’opter pour un cocktail où chacun peut se servir à sa guise. Vous devez également prévoir les besoins spécifiques de certains invités qui souffrent d’allergie ou qui ne mangent pas certains types d’aliments. Il en va de même pour les boissons.
